Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych zbieranych przez stronę MAINWORK i aplikację MAINWORK jest Geoplan S.r.l., siedziba Via Cacciatori delle Alpi, 11 — Perugia (IT), NIP/REGON IT03080240546.

W sprawach dotyczących danych osobowych można pisać na adres info@geoplansrl.com.

2. Przetwarzane dane osobowe

W zależności od sposobu korzystania ze strony i aplikacji przetwarzamy następujące kategorie danych:

• Dane kont w aplikacji: imię i nazwisko, adres e-mail, firma, rola, dane logowania oraz rejestr czynności wykonanych w aplikacji.
• Dane pracowników i współpracowników rejestrowane przez firmy klientów: imię i nazwisko, obecności, rejestracja czasu pracy, przepracowane godziny, zlecenia, wykonane czynności i zdjęcia dołączone do raportów.
• Dane podane w zapytaniach ofertowych lub kontaktowych: imię i nazwisko, firma, e-mail, opcjonalny telefon, wybrany plan i treść wiadomości.
• Techniczne dane eksploatacyjne: adresy IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce, logi dostępu i bezpieczeństwa, niezbędne do świadczenia usługi i zapobiegania nadużyciom.

3. Role w przetwarzaniu danych pracowników

Obecności, godziny i raporty pracowników są wprowadzane do aplikacji przez firmę klienta zatrudniającą osoby, których dane dotyczą. W odniesieniu do tych danych firma klienta jest administratorem i decyduje o celach i sposobie rejestracji; Geoplan S.r.l. działa jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 rozporządzenia (UE) 2016/679 i przetwarza dane wyłącznie w celu świadczenia zamówionej usługi.

Wnioski dotyczące tych danych (dostęp, sprostowanie, usunięcie) należy kierować w pierwszej kolejności do pracodawcy, który może nas włączyć w ich obsługę.

4. Cele i podstawy prawne

• Świadczenie usługi, zarządzanie kontami i licencjami: wykonanie umowy lub działania przedkontraktowe (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Odpowiedź na zapytania ofertowe i informacyjne: działania przedkontraktowe podjęte na żądanie osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Obowiązki podatkowe, księgowe i prawne: obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Bezpieczeństwo usługi, zapobieganie nadużyciom i ochrona praw: uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Komunikacja marketingowa, jeśli jest zamówiona: zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), odwoływalna w każdej chwili.

5. Dobrowolność podania danych

Dane wymagane do utworzenia konta lub wysłania zapytania ofertowego są niezbędne do rozpatrzenia zapytania: bez nich nie można aktywować usługi ani odpowiedzieć. Dane opcjonalne, takie jak numer telefonu, można pominąć.

6. Sposób przetwarzania i bezpieczeństwo

Dane są przetwarzane za pomocą środków informatycznych oraz odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych chroniących je przed nieuprawnionym dostępem, utratą i ujawnieniem: połączenia szyfrowane, indywidualne dane logowania, rozdzielenie danych między firmami klientów, rejestrowanie dostępów i kopie zapasowe.

Dostęp do danych jest ograniczony do upoważnionego personelu i dostawców świadczących usługi niezbędne do działania aplikacji.

7. Odbiorcy i podmioty przetwarzające

Dane mogą być przekazywane dostawcom usług infrastrukturalnych (hosting, baza danych, poczta elektroniczna, wsparcie techniczne) wyznaczonym jako podmioty przetwarzające zgodnie z art. 28 RODO, a także doradcom podatkowym i księgowym w zakresie obowiązków prawnych. Aktualna lista podmiotów przetwarzających jest dostępna na żądanie skierowane do administratora.

Dane nie są sprzedawane ani przekazywane podmiotom trzecim do ich własnych celów.

8. Przekazywanie do państw trzecich

Przetwarzanie odbywa się głównie na terenie Unii Europejskiej. Jeżeli dostawca wiąże się z przekazaniem do państwa trzeciego, odbywa się ono na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim poziomie ochrony lub standardowych klauzul umownych, z gwarancjami przewidzianymi w art. 44 i nast. RODO.

9. Okres przechowywania

• Dane konta: przez czas trwania stosunku umownego i 12 miesięcy po jego zakończeniu, o ile przepisy nie stanowią inaczej.
• Dane wprowadzone do raportów i obecności: przez okres ustalony przez firmę klienta jako administratora, zgodnie z jej obowiązkami umownymi, podatkowymi i prawnymi.
• Zapytania ofertowe: przez czas potrzebny na rozpatrzenie zapytania i ewentualnej relacji z niego wynikającej, nie dłużej niż 24 miesiące od ostatniego kontaktu, chyba że wyrażono inną zgodę.
• Techniczne logi bezpieczeństwa: przez okres ściśle niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i diagnozowania usterek.

10. Prawa osoby, której dane dotyczą

W przypadkach i z ograniczeniami określonymi w art. 15–22 RODO osoba, której dane dotyczą, może żądać od administratora:

• dostępu do swoich danych osobowych i ich kopii;
• sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych;
• usunięcia danych, gdy nie istnieją obowiązki nakazujące ich przechowywanie;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia podanych danych w ustrukturyzowanym, czytelnym formacie;
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie;
• wycofania zgody w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania już dokonanego.

11. Skarga do organu nadzorczego

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wniesienia skargi do włoskiego organu ochrony danych (www.garanteprivacy.it) lub do organu nadzorczego państwa zamieszkania, bez uszczerbku dla innych środków ochrony administracyjnej lub sądowej.

12. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianami prawnymi lub organizacyjnymi. Wersja opublikowana na tej stronie, z datą ostatniej aktualizacji, jest wersją obowiązującą.