Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de via de website MAINWORK en de applicatie MAINWORK verzamelde persoonsgegevens is Geoplan S.r.l., statutaire zetel Via Cacciatori delle Alpi, 11 — Perugia (IT), btw-nr. IT03080240546.

Voor vragen over persoonsgegevens kunt u schrijven naar info@geoplansrl.com.

2. Verwerkte persoonsgegevens

Afhankelijk van het gebruik van de website en de applicatie verwerken wij de volgende categorieën gegevens:

• Accountgegevens van de applicatie: voor- en achternaam, e-mailadres, bedrijf, rol, inloggegevens en registraties van de in de applicatie uitgevoerde activiteiten.
• Gegevens van medewerkers die door klantbedrijven worden geregistreerd: naam, aanwezigheid, kloktijden, gewerkte uren, opdrachten, uitgevoerde werkzaamheden en foto's bij de dagrapporten.
• Gegevens uit offerte- of contactaanvragen: naam, bedrijf, e-mail, optioneel telefoonnummer, gewenst pakket en inhoud van het bericht.
• Technische bedrijfsgegevens: IP-adressen, informatie over apparaat en browser, toegangs- en beveiligingslogboeken, noodzakelijk om de dienst te leveren en misbruik te voorkomen.

3. Rollen bij de verwerking van medewerkersgegevens

Aanwezigheden, uren en rapporten van medewerkers worden in de applicatie ingevoerd door het klantbedrijf dat de betrokken personen in dienst heeft. Voor deze gegevens is het klantbedrijf verwerkingsverantwoordelijke en beslist het over doelen en wijze van registratie; Geoplan S.r.l. treedt op als verwerker in de zin van artikel 28 van Verordening (EU) 2016/679 en verwerkt de gegevens uitsluitend om de gevraagde dienst te leveren.

Verzoeken over deze gegevens (inzage, correctie, verwijdering) moeten daarom in de eerste plaats aan de werkgever worden gericht, die ons bij de afhandeling kan betrekken.

4. Doeleinden en rechtsgronden

• Levering van de dienst, beheer van accounts en licenties: uitvoering van de overeenkomst of precontractuele maatregelen (art. 6 lid 1 sub b AVG).
• Beantwoording van offerte- en informatieaanvragen: precontractuele maatregelen op verzoek van de betrokkene (art. 6 lid 1 sub b AVG).
• Fiscale, boekhoudkundige en wettelijke verplichtingen: wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG).
• Beveiliging van de dienst, preventie van misbruik en bescherming van rechten: gerechtvaardigd belang van de verantwoordelijke (art. 6 lid 1 sub f AVG).
• Promotionele communicatie, indien gevraagd: toestemming van de betrokkene (art. 6 lid 1 sub a AVG), te allen tijde intrekbaar.

5. Verplicht karakter van de gegevens

De gegevens die nodig zijn om een account aan te maken of een offerteaanvraag te versturen, zijn noodzakelijk om de aanvraag te behandelen: zonder deze gegevens kan de dienst niet worden geactiveerd en kan niet worden geantwoord. Optionele gegevens, zoals het telefoonnummer, mogen worden weggelaten.

6. Wijze van verwerking en beveiliging

De gegevens worden met informatietechnologie verwerkt en met passende technische en organisatorische maatregelen beschermd tegen ongeoorloofde toegang, verlies en openbaarmaking: versleutelde verbindingen, persoonlijke inloggegevens, scheiding van gegevens tussen klantbedrijven, toegangsregistratie en back-ups.

De toegang tot de gegevens is beperkt tot bevoegd personeel en tot leveranciers die diensten leveren die nodig zijn voor de werking van de applicatie.

7. Ontvangers en verwerkers

De gegevens kunnen worden verstrekt aan leveranciers van infrastructuurdiensten (hosting, database, e-mail, technische ondersteuning) die als verwerker zijn aangewezen in de zin van artikel 28 AVG, en aan fiscale en boekhoudkundige adviseurs voor wettelijke verplichtingen. De actuele lijst van verwerkers is op verzoek bij de verantwoordelijke beschikbaar.

Gegevens worden niet verkocht of aan derden overgedragen voor hun eigen doeleinden.

8. Doorgiften naar derde landen

De verwerking vindt hoofdzakelijk binnen de Europese Unie plaats. Als een leverancier een doorgifte naar een derde land meebrengt, gebeurt dit op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of van standaardcontractbepalingen, met de waarborgen van de artikelen 44 en volgende AVG.

9. Bewaartermijn

• Accountgegevens: voor de duur van de contractuele relatie en de 12 maanden daarna, behoudens wettelijke verplichtingen.
• Gegevens in rapporten en aanwezigheden: voor de termijn die het verantwoordelijke klantbedrijf vaststelt op grond van zijn contractuele, fiscale en wettelijke verplichtingen.
• Offerteaanvragen: voor de tijd die nodig is om de aanvraag en een daaruit voortvloeiende relatie te behandelen, en in ieder geval niet langer dan 24 maanden na het laatste contact, tenzij anders is toegestemd.
• Technische beveiligingslogboeken: voor de periode die strikt noodzakelijk is voor beveiliging en foutopsporing.

10. Rechten van de betrokkene

In de gevallen en met de beperkingen van de artikelen 15 tot en met 22 AVG kan de betrokkene de verantwoordelijke verzoeken om:

• inzage in en een kopie van de eigen persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste of aanvulling van onvolledige gegevens;
• verwijdering van de gegevens, wanneer geen verplichting tot bewaring bestaat;
• beperking van de verwerking;
• overdraagbaarheid van de verstrekte gegevens in een gestructureerd, leesbaar formaat;
• verzet tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• intrekking van de toestemming te allen tijde, zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van de reeds uitgevoerde verwerking.

11. Klacht bij een toezichthoudende autoriteit

De betrokkene heeft het recht een klacht in te dienen bij de Italiaanse autoriteit voor gegevensbescherming (www.garanteprivacy.it) of bij de toezichthoudende autoriteit van het land van verblijf, onverminderd andere bestuursrechtelijke of gerechtelijke rechtsmiddelen.

12. Wijzigingen van dit beleid

Dit beleid kan worden bijgewerkt om rekening te houden met wettelijke of organisatorische wijzigingen. De op deze pagina gepubliceerde versie, met de datum van laatste update, is de geldende.